Chociaż uregulowania wynikające z RODO obowiązują już od maja 2018 r. wciąż wiele agencji pracy tymczasowej nie wie jak stosować nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, w sposób odpowiadający specyfice ich branży.
Działalność agencji pracy tymczasowej oparta jest bowiem na specyficznym stosunku prawnym. Z jednej strony zatrudnia ona pracowników tymczasowych, z którymi ma podpisane umowy o pracę (lub umowy cywilnoprawne), a zatem przetwarza ich dane osobowe. Z drugiej strony ma też podpisane umowy na kierowanie pracowników tymczasowych do pracodawców użytkowników, którzy również przetwarzają dane osobowe pracowników tymczasowych.
Przetwarzanie danych osobowych przez agencje pracy tymczasowej na etapie rekrutacji
Zasady przetwarzania danych pracowników tymczasowych przez agencje zatrudnienia są analogiczne jak pracowników. Przepisy nie określają żadnych innych zasad. Pewne odmienności wynikają z samej konstrukcji pracy tymczasowej. O tym jakie dane i na jakich zasadach należy przetwarzać w związku z naborem kandydatów do pracy pisałam tutaj.
Z tego artykułu dowiesz się również jak powinno być skonstruowane ogłoszenie agencji pracy tymczasowej o naborze do pracy i kiedy należy przekazać kandydatowi klauzulę informacyjną o przetwarzaniu jego danych osobowych. Od razu można zaznaczyć, że pełna nazwa agencji zatrudnienia (agencji pracy tymczasowej) powinna być ujawniona w ogłoszeniu o pracę. Nie wystarczy poinformować do jakiej pracy prowadzony jest nabór. Trzeba określić jaki podmiot (jaka agencja) prowadzi rekrutację.
W swoim poradniku UODO stwierdził, że „Gdy pracodawca zleca rekrutację agencji zatrudnienia kandydaci mogą kierować swoje zgłoszenia do agencji, która w takiej sytuacji będzie pełniła rolę administratora ich danych. Będzie ona przetwarzać dane osobowe kandydatów na podstawie ich zgody wyrażonej w zgłoszeniu w celu przeprowadzenia pierwszego etapu rekrutacji – pozyskania CV oraz selekcji pracowników. W tej sytuacji obowiązek informacyjny podczas pozyskiwania danych powinna spełnić agencja. Obowiązek informacyjny po stronie pracodawcy, który wcześniej nie ujawnił swojej tożsamości powstaje w momencie, kiedy dane wybranych przez agencję kandydatów mają być mu przekazane. Wówczas wybrani kandydaci przed przekazaniem danych powinni zostać poinformowani przez agencję o danych potencjalnego pracodawcy oraz wyrazić zgodę na przekazanie ich kandydatur. Pracodawca otrzymuje dane osobowe tylko tych kandydatów, którzy wyrażą stosowną zgodę.”
Przed wszczęciem rekrutacji agencja musi przygotować:
- prawidłowo skonstruowane ogłoszenie o naborze,
- prawidłową klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych kandydata do pracy.
Oczywiście musi również zadbać aby systemy informatyczne, którymi posługuje się na etapie rekrutacji zapewniały bezpieczeństwo danych osobowych.
Przetwarzanie danych osobowych przez agencje pracy tymczasowej na etapie zatrudnienia
Agencja pracy tymczasowej jako podmiot zatrudniający pracownika tymczasowego pełni wobec niego rolę administratora danych osobowych. Na tym etapie również agencja pracy tymczasowej powinna spełnić obowiązek informacyjny wobec pracownika tymczasowego – wobec przetwarzania danych osobowych kandydata do pracy zmieniła się bowiem podstawa prawna przetwarzania, zakres danych oraz okres ich przechowywania.
Przetwarzanie danych osobowych przez pracodawcę użytkownika oraz agencję pracy tymczasowej na etapie zatrudnienia
W swoim poradniku UODO stwierdza: „Jednocześnie, stosunek pracy tymczasowej wymaga, aby agencja zawarła z pracodawcą użytkownikiem umowę powierzenia przetwarzania danych osób świadczących pracę tymczasową, która określałaby zakres i cel przetwarzania przez niego danych. Jednakże konieczność wykonywania przez pracodawcę użytkownika niektórych, wymienionych w ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, uprawnień i obowiązków pracodawcy (np. dotyczących prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego w zakresie i na zasadach obowiązujących w stosunku do jego pracowników) powoduje, że w tym zakresie będzie mu przysługiwał status administratora danych osobowych osób świadczących u niego pracę tymczasową. Pracodawca użytkownik będzie zatem administratorem danych osobowych wszystkich pracowników, w tym pracowników tymczasowych, zawartych np. w ewidencji czasu pracy.
Z tego powodu to pracodawca użytkownik, jako administrator danych, winien uregulować kwestię dostępu do danych osobowych bezpośrednio z pracownikiem tymczasowym i wydać mu stosowne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, o ile oczywiście w ramach wykonywania powierzonych mu obowiązków służbowych ma do nich dostęp.”
Z jednej strony zatem UODO stoi na stanowisku, że agencja pracy tymczasowej musi zawrzeć z pracodawcą użytkownikiem umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, a zatem pracodawca użytkownik pełni rolę procesora. Z drugiej zaś strony równocześnie stwierdza, że pracodawca użytkownik ma status administratora danych osobowych. Z powyższego wynika zdaniem UODO, że pracodawca użytkownik ma podwójny status – podmiotu, któremu powierzono przetwarzanie danych oraz administratora danych.
Moim zdaniem jednak i pracodawca użytkownik i agencja pracy tymczasowej mają status niezależnych administratorów. Dochodzi do udostępnienia, a nie powierzenia danych osobowych w ich relacjach. Uważam, że powyższy pogląd UODO nie jest prawidłowy.