Elektroniczna rejestracja czasu pracy a RODO – opinia UODO

Przeszło rok po stosowaniu przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) wciąż pracodawcy stosują praktyki, które budzą sprzeciw Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

Zdjęcia pracowników a elektroniczna rejestracja czasu pracy

W pewnym podmiocie stosuje się elektroniczny system rejestracji czasu pracy (dalej w skrócie: „RCP”), który polega na tym, że zdjęcie pracownika umieszczone jest na identyfikatorze, który jest był zbliżany do czytnika i skanowany przy każdym wejściu i wyjściu pracownika z siedziby pracodawcy. Najważniejszy w całej tej sytuacji jest jednak fakt, iż system RCP wykonywał zdjęcia pracownikom, którzy zbliżali karty do czytnika. Dokonywało się tego w celu zweryfikowania, czy pracownik zbliżający kartę do czytnika jest rzeczywiście tą osobą, która w danym momencie posługuje się identyfikatorem. Innymi słowy pracodawca badał, czy dana osoba rzeczywiście w tej sytuacji posługuje się swoim identyfikatorem. Pracodawca chciał wyeliminować przypadki, w których pracownik który jako pierwszy przychodził do pracy i skanował po kilka identyfikatorów swoich współpracowników.

W momencie gdy z dniem 25 maja 2018 r. weszły w życie przepisy kodeksu pracy stanowiące o monitoringu tenże pracodawca zdecydował, że wystąpi do UODO z pisemnym wnioskiem o wydanie interpretacji, czy elektroniczny system rejestracji czasu pracy może być połączony z wykonywaniem zdjęcia twarzy pracownika (który zbliża karty w danym momencie do czytnika). Umożliwiało to jednoznaczną identyfikacją pracownika przy autoryzacjach kartą zbliżeniową.

Opinia Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Opinia UODO wydana na wniosek tego pracodawcy nie pozostawia złudzeń – jest negatywna. Pracodawca, zdaniem UODO nie ma prawa do wykonywania zdjęcia pracowników przy rejestracji czasu pracy. Nie jest to w żaden sposób połączone z monitoringiem.

UODO w swojej opinii z dnia 28 listopada 2018 r. stwierdził, że: „(…) wykonywanie zdjęć pracownika podczas korzystania z karty identyfikacyjnej w trakcie elektronicznej rejestracji czasu pracy – które będą pozwalały na identyfikację pracownika, a które nie dotyczą monitoringu stosowanego zgodnie z art. 22 [2] § 1 Kodeksu pracy – jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia kontroli produkcji, zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, nie będą mogły być wykonywane i przetwarzane przez pracodawcę.” (Zachowano oryginalną pisownię z opinii UODO).

Zatem zdaniem UODO wykonywanie zdjęć pracowników w trakcie rejestracji ich czasu pracy nie służy zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu, nie jest zatem formą sprawowania monitoringu.

 

Każdy pracodawca powinien zatem przejrzeć stosowane u niego sposoby rejestracji czasu pracy, czy nie naruszają powyższych norm.

 

Dotknij tutaj i zadzwoń